Job Details
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This position was filled on 20 May 2026.
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Secretary/Admin
Start Date:14th Apr 2026
Job ID :# 75757244445521
Budget : EUR (€) 2700
Posted by:Gestüt Lewitz
Summary
Overview
Summary & Overview
Language & Visas
About The Position
We are looking for a highly organised and motivated Office Manager / Secretary to support our daily operations between office, management, and stable. This is a key role in coordinating staff, horses, and daily workflows in a large and professional environment. Organisation & Administration Organisation and coordination of approx. 40 employees Planning working schedules and managing attendance Controlling working hours and overtime (with management) Holiday planning and daily presence control Organising trial days and onboarding of new riders and grooms Supporting employees with paperwork and administrative processes Stable Coordination Coordinating daily operations in the stable (approx. 200 horses) Organising horse movements within the facilities Coordinating horse transport Managing schedules for: veterinarians farriers training plans Monitoring stock levels and materials Supporting the health and wellbeing of the horses Team & Communication Implementing company, safety, and working rules Acting as a link between management, trainers, and staff Supporting and guiding employees in a calm and structured way 👉 The main goal is to organise both people and horses efficiently and in a horse-friendly manner. Working conditions 5.5 days per week Flexibility required depending on workload
German Description:
Das Gestüt Lewitz gehört zu den größten Warmblutgestüten der Welt. Unser Fokus liegt auf der professionellen Ausbildung junger Sportpferde im Alter von 3 bis 5 Jahren. 👉 Wir sind kein Turnierstall, sondern spezialisiert auf die strukturierte Entwicklung und Vorbereitung hoch talentierter junger Pferde in einem internationalen Team. hre Aufgaben Sie übernehmen eine zentrale Rolle zwischen Büro, Management und Stallbetrieb. Organisation & Verwaltung Organisation von ca. 40 Mitarbeitern Planung und Koordination von Arbeitszeiten und Dienstplänen Kontrolle von Arbeitszeiten und Überstunden Urlaubsplanung und Anwesenheitskontrolle Organisation und Durchführung von Probetagen und Onboarding neuer Mitarbeiter Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Behördenangelegenheiten Koordination im Stallbetrieb Koordination der täglichen Abläufe im Stall (ca. 200 Pferde) Organisation von Pferdetransporten Planung von Tierarzt-, Schmiede- und Trainingslisten Kontrolle von Materialbeständen Unterstützung bei der Sicherstellung von Tiergesundheit und Wohlbefinden Führung & Kommunikation Umsetzung von Arbeits-, Sicherheits- und Betriebsregeln Kommunikation zwischen Management, Trainern und Mitarbeitern Ruhige und strukturierte Anleitung von Mitarbeitern im täglichen Ablauf 👉 Ziel ist es, sowohl Mitarbeiter als auch Pferde ruhig, strukturiert und pferdegerecht zu führen und zu entwickeln. Arbeitszeiten 5,5 Tage pro Woche Flexibilität bei Bedarf erforderlich
About The Position
We are looking for a highly organised and motivated Office Manager / Secretary to support our daily operations between office, management, and stable. This is a key role in coordinating staff, horses, and daily workflows in a large and professional environment. Organisation & Administration Organisation and coordination of approx. 40 employees Planning working schedules and managing attendance Controlling working hours and overtime (with management) Holiday planning and daily presence control Organising trial days and onboarding of new riders and grooms Supporting employees with paperwork and administrative processes Stable Coordination Coordinating daily operations in the stable (approx. 200 horses) Organising horse movements within the facilities Coordinating horse transport Managing schedules for: veterinarians farriers training plans Monitoring stock levels and materials Supporting the health and wellbeing of the horses Team & Communication Implementing company, safety, and working rules Acting as a link between management, trainers, and staff Supporting and guiding employees in a calm and structured way 👉 The main goal is to organise both people and horses efficiently and in a horse-friendly manner. Working conditions 5.5 days per week Flexibility required depending on workload
German Description:
Das Gestüt Lewitz gehört zu den größten Warmblutgestüten der Welt. Unser Fokus liegt auf der professionellen Ausbildung junger Sportpferde im Alter von 3 bis 5 Jahren. 👉 Wir sind kein Turnierstall, sondern spezialisiert auf die strukturierte Entwicklung und Vorbereitung hoch talentierter junger Pferde in einem internationalen Team. hre Aufgaben Sie übernehmen eine zentrale Rolle zwischen Büro, Management und Stallbetrieb. Organisation & Verwaltung Organisation von ca. 40 Mitarbeitern Planung und Koordination von Arbeitszeiten und Dienstplänen Kontrolle von Arbeitszeiten und Überstunden Urlaubsplanung und Anwesenheitskontrolle Organisation und Durchführung von Probetagen und Onboarding neuer Mitarbeiter Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Behördenangelegenheiten Koordination im Stallbetrieb Koordination der täglichen Abläufe im Stall (ca. 200 Pferde) Organisation von Pferdetransporten Planung von Tierarzt-, Schmiede- und Trainingslisten Kontrolle von Materialbeständen Unterstützung bei der Sicherstellung von Tiergesundheit und Wohlbefinden Führung & Kommunikation Umsetzung von Arbeits-, Sicherheits- und Betriebsregeln Kommunikation zwischen Management, Trainern und Mitarbeitern Ruhige und strukturierte Anleitung von Mitarbeitern im täglichen Ablauf 👉 Ziel ist es, sowohl Mitarbeiter als auch Pferde ruhig, strukturiert und pferdegerecht zu führen und zu entwickeln. Arbeitszeiten 5,5 Tage pro Woche Flexibilität bei Bedarf erforderlich
Overview
Company Size
350
Company Type
Equestrian Business
Employment Type
Permanent Position
Current Location
Germany
Professional Equine Experience
2-5 years
Team Couple
No
Bring Your Own Dog
Yes
Bring Your Own Horse
No
Live In
Yes
Posted
15th Apr 2026
09/14/26, 05:35 PM
Secretary/Admin (Office) wanted for Gestüt Lewitz | Yehaww
Details
Secretary/Admin (Office)
EUR (€) 2700
Start Date: 14th Sep 2026
Job ID # 75757244445521
Posted by: Gestüt Lewitz
Secretary/Admin (Office) Needed For A 6000+ Horses Young Horse Barn
Start Date: 14th Sep 2026
About the position:
We are looking for a highly organised and motivated Office Manager / Secretary to support our daily operations between office, management, and stable. This is a key role in coordinating staff, horses, and daily workflows in a large and professional environment. Organisation & Administration Organisation and coordination of approx. 40 employees Planning working schedules and managing attendance Controlling working hours and overtime (with management) Holiday planning and daily presence control Organising trial days and onboarding of new riders and grooms Supporting employees with paperwork and administrative processes Stable Coordination Coordinating daily operations in the stable (approx. 200 horses) Organising horse movements within the facilities Coordinating horse transport Managing schedules for: veterinarians farriers training plans Monitoring stock levels and materials Supporting the health and wellbeing of the horses Team & Communication Implementing company, safety, and working rules Acting as a link between management, trainers, and staff Supporting and guiding employees in a calm and structured way 👉 The main goal is to organise both people and horses efficiently and in a horse-friendly manner. Working conditions 5.5 days per week Flexibility required depending on workload
German Description:
Das Gestüt Lewitz gehört zu den größten Warmblutgestüten der Welt. Unser Fokus liegt auf der professionellen Ausbildung junger Sportpferde im Alter von 3 bis 5 Jahren. 👉 Wir sind kein Turnierstall, sondern spezialisiert auf die strukturierte Entwicklung und Vorbereitung hoch talentierter junger Pferde in einem internationalen Team. hre Aufgaben Sie übernehmen eine zentrale Rolle zwischen Büro, Management und Stallbetrieb. Organisation & Verwaltung Organisation von ca. 40 Mitarbeitern Planung und Koordination von Arbeitszeiten und Dienstplänen Kontrolle von Arbeitszeiten und Überstunden Urlaubsplanung und Anwesenheitskontrolle Organisation und Durchführung von Probetagen und Onboarding neuer Mitarbeiter Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Behördenangelegenheiten Koordination im Stallbetrieb Koordination der täglichen Abläufe im Stall (ca. 200 Pferde) Organisation von Pferdetransporten Planung von Tierarzt-, Schmiede- und Trainingslisten Kontrolle von Materialbeständen Unterstützung bei der Sicherstellung von Tiergesundheit und Wohlbefinden Führung & Kommunikation Umsetzung von Arbeits-, Sicherheits- und Betriebsregeln Kommunikation zwischen Management, Trainern und Mitarbeitern Ruhige und strukturierte Anleitung von Mitarbeitern im täglichen Ablauf 👉 Ziel ist es, sowohl Mitarbeiter als auch Pferde ruhig, strukturiert und pferdegerecht zu führen und zu entwickeln. Arbeitszeiten 5,5 Tage pro Woche Flexibilität bei Bedarf erforderlich
Employee Expectations: Attention to detailsCommunicativeFriendlyManagement skillsResponsible
Further details will be provided at the interview stage.
REQUIREMENTS FOR APPLICATION:
- Previous Experience: 2-5 years
- Strong service skills are needed
- Fully vaccinated
- Availability: 2-4 weeks
- Nationality preffered:
- Any
- Visa(s) needed:
- European Visa / Schengen Visa
- European Visa & UK residents
- Language(s):
- English
- PACKAGE:
- Salary: 2700
- Excellent references are needed
Company
Positions
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